Getting rid of those old pesky email contacts!

So, here you are on a lovely Friday morning (knowing that the weekend is coming, yay! and no work to do... ehmm) and you find yourself composing a lot emails.... weirdly... and suddenly you remember! Ah! I must tell the IT guys this thing about the old emails accounts... how come they can't get rid of old email address??? Who is this guy "John Rowan"??? I just want to email JP (John Paul Green) and I get the wrong address every time!

There must be something wrong with the system! yes, that is!

- End of friday transmission -

Now, how can we get rid of those old email address that appears in our contacts list:

3 EASY STEPS:

1. Go to your "Contacts" submenu by selecting the down arrow to the side of the word "Mail". From that menu select "Other Contacts"

2. Select "All" those contacts and delete them at once. You will need to repeat this step several times until you get the "Other contacts" clean. Google allows to delete 250 each time.

3. Things to consider:

• Don't worry about the contacts that belongs to our abc-net. The auto-complete feature will get them back when you compose a new message.
• You can create Additional "Groups of contacts" if you don't want to get rid of those important contacts that are mixed with the less important ones.
• If you regret what you have done there's a big "Undo" option you can use:

Have a nice weekend!

F.

Google +: Sharing and embedding photo albums?

Do you want to embed a new photo album into your blog and you can't find the way to do it now that we have Google + enabled on G-Apps?

Follow these steps:

1. Go to: https://picasaweb.google.com
If you are redirected into Google + wait a few seconds until you see the message in yellow "Click here to go back to Picasa Web Albums"
If you don't get this message you can try it on a different browser (i.e.: Mozilla Firefox)

2. Once you are redirected to Picasa have a quick read to the yellow message to understand what happened and the changes to Picasa Web Albums before you dismiss it:

3. Create a new album as normal. You will notice that the option for embedding has gone.

4. Locate the "Actions" menu and select "Album Properties" from the drop-down menu:

5. Modify the option "Visibility" and select "Limited, anyone with the link". Save the changes.

6. Your option for embedding the album should be back:

Good Luck.

Como "de-suscribirse" automáticamente de un listado de distribución de correo

Enviar correos a listados de distribución grandes o "anidados" puede causarnos un gran problema. En primer lugar debido a la "frecuencia" con que lo hacemos (varias personas enviando al mismo listado), el "tipo" de persona que recibirá copia del correo y la información como tal que enviemos por el medio. En especial si no nos ponemos de acuerdo y enviamos la misma información repetida al mismo listado.

La comunicación es vital e importante aunque no tiene por qué ser obligatoria en todos los casos, en especial con padres de familia y si estos se ponen de acuerdo el uno con el otro en quien recibirá la información de su hijo(a)(s). Es por ello que dentro de la ABC cada correo que es enviado a listados de distribución privados inlcuye un "footer" (pie de página) con información de como "de-suscribirse" o darse de "baja" de un listado de manera personal y automática. (Esto es parte de los "best practices" en listados de distribución de correo)

En los siguientes "screenshots" se ilustran los pasos para poder hacer la de-suscripción automática:

1. Hacer click en el link del "footer" marcado en rojo. Esto creará un nuevo correo electrónico insertando automáticamente en el campo "to:" la dirección correcta para la de-suscripción.

2. El correo electrónico puede ser enviado como tal, sin "subject" ni cuerpo. Basta con enviar el correo tal cual lo compone la aplicación de correo en uso.

3. En unos minutos se recibirá en la bandeja de entrada un correo confirmando que la de-suscripción se ha llevado a cabo con éxito. Tal como se muestra acá:

Si existe algún problema con la de-suscripción automática con gusto el equipo de soporte de ICT puede apoyarles en hacerlo manualmente.

Hay personal (secretarias) que ya están capacitadas para poder hacerlo de manera manual sin necesidad de recurrir directamente al personal de ICT.